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Strategische Instandhaltung - Schulbau Hamburg

Marode Schulen müssen nicht sein! Sylphen entwickelt modernes Instandhaltungstool für Schulbau Hamburg

SBH | Schulbau Hamburg koordiniert den Neubau, die Sanierung, die Instandhaltung und die Bewirtschaftung der rund 350 Hamburger Schulen.

SBH ist ein Landesbetrieb unter dem Dach der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg. Rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betreuen in neun Schulbau-Regionen alle Allgemeinbildenden Schulen sowie einen Großteil der Berufsbildenden Schulen.

Pro Jahr setzt SBH für die Freie und Hansestadt Hamburg Bau- und Sanierungsmaßnahmen mit einem Volumen von rund 350 Millionen Euro um. Darüber hinaus kümmern sich die Bewirtschaftungsteams um die laufende Bewirtschaftung von rund 3.000 Gebäuden mit drei Millionen Quadratmetern Fläche.

SBH arbeitet im Verbund mit dem öffentlichen Unternehmen GMH | Gebäudemanagement Hamburg GmbH, das neben dem Schulbau in den Schwerpunkten Hochschulbau und Sportimmobilien tätig ist. Beide Unternehmen sind gemeinsam die zentralen Dienstleister der Freien und Hansestadt Hamburg für den Bildungsbau.

Kundenanforderung

Ausgangspunkt für das gemeinsame Projekt waren 2 primäre Ziele seitens Schulbau Hamburg:

  • Generieren einer Kostenübersicht in puncto Bewirtschaftung und Instandhaltungsmaßnahmen für die nächsten Jahre und Jahrzehnte
  • Einfaches Erzeugen und Vergleichen verschiedener Varianten von Instandhaltungsmaßnahmen zur effizienteren Gestaltung von Bauprojekten

Entsprechend sollte ein individuelles Webtool zur strategischen Planung der Instandhaltungsmaßnahmen an Hamburger Schulen entwickelt werden. Hierbei waren folgende  Kundenanforderungen zu berücksichtigen:

  • Die Bedienung soll sehr einfach und intuitiv sein. Eine lückenlose Datenerfassung soll durch Pflichtfelder erreicht werden.
  • Alle Daten für die Bewertung der Gebäudezustände können direkt vor Ort mobil erfasst werden, d.h. die Datenerfassung und die Planung kann auf Tablet/Smartphone erfolgen.
  • Es soll die Möglichkeit geben, alternative Planungen anzulegen. Diese müssen in einer Oberfläche gegenübergestellt werden können.
    Diese Option ist insbesondere im Hinblick auf das Treffen wirtschaftlich sinnvoller Entscheidungen essentiell. Beispielsweise führt etwa der Austausch herkömmlicher Leuchtmittel durch LEDs oder alter Fenster durch 3-fach verglaste Fenster zwar im Anschaffungsjahr zu höheren Kosten; doch durch die hierdurch erzielte Energieeinsparung können mittelfristig die Kosten gesenkt werden.
  • Es soll eine Schnittstelle zum Stammdaten-System geben.

Unsere Lösung

Die Grund- und Stammdaten der Gebäude und Bauteile, also alle fixen Daten wie z.B. Gebäudeflächen, Zahl der technischen Anlagen und die einzelnen Bauteile des Gebäudes mit Alter werden in Conject, einer Anwendung für Computer-Aided Facility Management (CAFM), gespeichert und weiterhin dort gepflegt. Das von Sylphen mit PIM bzw. CMS entwickelte Tool importiert diese Daten und ergänzt sie um variable Daten wie Einheitspreise (EP) der Bauteile, Lebensdauern, Preisindizes, Zinsen etc. Im Hintergrund werden die Kosten und deren Aufteilung für unterschiedliche Bereiche mit flexiblen Formeln berechnet. Im Ergebnis ermöglicht das entwickelte Analyse- und Auswertungssystem zum einen die Bündelung und Aktualisierung aller Daten an einem zentralen Ort sowie zum anderen die gezielte webbasierte und benutzerfreundliche Verwendung des Contents in verschiedenen individualisierten Ausgabekanälen (Web, Mobile etc). Für unterschiedliche Usergruppen (u.a. Geschäftsführung, Regionalleitungen, Objektmanager) wurden angepasste Analysen erstellt, die für unterschiedliche Zeiträume Kosten und bevorstehende Investitionen darstellen.

Kundennutzen

Das agil auf der Basis von Pimcore entwickelte Instandhaltungstool ermöglicht Schulbau Hamburg (SBH) nun eine zentrale und fundierte Kontrolle und Bewertung  der Instandhaltungskosten.  Es bietet eine Kostenübersicht für die nächsten Jahre und Jahrzehnte. Mithilfe von Variantenvergleichen ermöglicht es darüber hinaus, Instandhaltungsmaßnahmen wirtschaftlich über den Lebenszyklus der Bauteile zu planen und die Investitionen sinnvoll auf mehrere Jahre zu verteilen. Unsere Lösung bietet somit eine zuverlässige Grundlage für wirtschaftlich sinnvolle Entscheidungen, proaktives Handeln und mittelfristige Kostensenkungen. Durch die Möglichkeit, die Daten sowohl mobil zu erfassen als auch abzurufen, ist die Zeitersparnis für die Objektbetreuer sicherlich ein wesentlicher Pluspunkt des entwickelten Tools.

Dank der vielfältigen und flexiblen Möglichkeiten von der Pimcore-Module PIM bzw. CMS ist auch eine Anpassung bzw. Erweiterung des Systems jederzeit problemlos möglich. Denkbar für Schulbau Hamburg wäre künftig etwa eine Benotung der zugehörigen Schulen in puncto Instandhaltung sowie eine Verknüpfung mit dem Gebäudepass, der die Qualität sämtlicher Schulgebäude in Hamburg nach Schulnoten bewertet.

Stimmen zum Projekt

"Software muss einfach, intuitiv und spielerisch sein - und gleichzeitig komplexe fachliche Anforderungen erfüllen. Mit dem Lebenszyklustool, das wir für die Instandhaltungsplanung der ca. 3.000 Hamburger Schulgebäude nutzen, ist uns dies erfolgreich gelungen."

Bernd Bühler, Abteilungsleiter bei Schulbau Hamburg

Erstellt am 31.01.2022
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